Monta tiimiä, monta järjestelmää. Yksi yhtenäinen kokemus.

Lyhyesti

Tiivistettynä

Ongelma

Perusopetuksessa ja lukiokoulutuksessa aikaisemmin käytetyt vanhentuneet opetus- ja hallintojärjestelmät piti korvata seitsemän kunnan tarpeisiin. Uutta järjestelmää oli mukana rakentamassa useampi kehitystiimi ja kolmannen osapuolen toimittaja. Sidosryhmiä ja käyttäjäryhmiä oli paljon. Alustan tuli palvella saumattomasti kahta erilaista oppilaitosympäristöä, mikä vaati peruskoulun ja lukion prosessien sekä toiminnallisten vaatimusten tarkkaa yhteensovittamista.

Roolini

Kolmen vuoden yhteistyö, jossa toimin UX- ja tuotesuunnittelijana, myöhemmin Lead Designer. Vastasin tuotteen visuaalisesta ilmeestä, käyttäjätutkimuksesta sekä Design Systemin UI Kitistä. Huolehdin saavutettavuudesta ja varmistin suunnittelun yhtenäisyyden eri tiimien välillä. Toimin tiiviissä yhteistyössä tuoteomistajan ja kehittäjien kanssa muun muassa tikettien ja vaatimusten määrittelyssä.

Ratkaisu ja toteutus

• Prosessin kirkastaminen: Vedin yli 10 työpajaa, joista pari toteutettiin sidosryhmille kolmivaiheisella prosessilla: kartoitettiin nykyiset kipupisteet, määriteltiin ihannetilanne ja suunniteltiin tulevat konseptit yhdessä. Suunnittelun ja iteroinnin aikana vedin lisäksi käyttäjähaastatteluja aina tarpeen mukaan. Esimerkiksi oppilaaksiottonäkymää rakennettaessa otin matalalla kynnyksellä yhteyttä kouluissa oppilaaksiottoasioita hoitaviin opintosihteereihin. Tärkeintä oli aina kuulla jokaisen kunnan edustajia ja sitä, millaiset työtavat heillä oikeasti olivat.
• Yhtenäinen suunnittelu: Määrittelin tiimeille yhteisen visuaalisen linjan ja komponentit, ja avasin päätösten taustoja säännöllisissä tapaamisissa kehittäjien kanssa.
• Luottamuksen palauttaminen: Budjettiylityksen jälkeen otin aktiivisen roolin suunnittelutyön edistymisen ja sen arvon viestimisessä sidosryhmille. Rakensimme luottamusta läpinäkyvällä viestinnällä, säännöllisellä läsnäololla ja kirkkaalla päätöksenteon dokumentoinnilla. Tämä selkeytti yhteistyötä eri osapuolten välillä ja varmisti hankkeen etenemisen.

Lopputulos

Pilottikoulujen palaute oli erittäin myönteistä: opettajat ja hallintohenkilöstö kiittivät alustan helppokäyttöisyyttä, nopeutta ja johdonmukaista rakennetta. Alusta otettiin käyttöön viidessä kunnassa keväällä 2026, ja seuraavaksi valmistellaan järjestelmän laajempaa levittämistä kouluverkostossa.

Toimeksianto

Lähtötilanne

Tulokset

Vaikutus

Pilottikoulujen palaute on ollut pääosin myönteistä. Alustaa on kuvattu helppokäyttöiseksi, monipuoliseksi ja moderniksi. Erityisesti opettajat ja hallintohenkilöstö kiittelivät sitä, kuinka johdonmukaiselta palvelu tuntuu ja kuinka hyvin se tukee koulun arjen rutiineja. Käytettävyys ja nopeus nousivat erityisesti esiin: käyttäjien mukaan tarvittavan löytäminen onnistui nopeasti ja helposti. Käytännön tehtävät, kuten todistusten tulostus ja oppilastietojen siirto, osoittautuivat luotettaviksi päivittäisessä käytössä. Myös loppukäyttäjät, opettajat mukaan lukien, osallistuivat suoraan hyväksymistestaukseen, joten alusta sopii siihen, miten opetustyötä oikeasti tehdään. Alusta otettiin käyttöön vasta keväällä 2026, ja laajempi käyttöönotto kouluissa on tulossa tänä syksynä, joten täysi vaikutus on vielä edessä. Toistaiseksi tiedämme, että tuloksena on yhtenäinen ja saavutettava perusta, jonka varaan useat kunnat rakentavat nyt päivittäistä koulunhallintoaan.

• 01

  Selkeämmät ja käytettävämmät käyttöliittymät

  Korvasimme monimutkaiset, vanhentuneet järjestelmät käyttöliittymillä, jotka ovat aidosti helpompia ymmärtää ja käyttää niin opettajille, hallintohenkilöstölle, huoltajille kuin oppilaillekin. Ne on rakennettu todellisten käyttäjätarpeiden pohjalta eikä vanhan järjestelmän logiikan mukaan.

• 02

  Mobiilikokemus, joka oikeasti toimii

  Vanhoissa järjestelmissä oli mobiilisovelluksia, mutta ne olivat usein sekavia ja turhauttavia käyttää. Monelle huoltajalle ja oppilaalle tämä voi olla ensimmäinen kerta, kun kouluasioiden hoitaminen puhelimella tuntuu helpolta eikä pakkopullalta.

• 03

  Yksi yhtenäinen kokemus, monta toimittajaa

  Vaikka useat kehitystiimit ja kolmansien osapuolten alustat työskentelivät rinnakkain, lopputulos näyttää ja toimii yhdenmukaisesti. Tässä mittakaavassa se on todella vaikea saavuttaa.

Tausta

Näin kaikki alkoiNäytä vähemmän

Vaikeat kohdat

Haasteet ja ongelmanratkaisuNäytä lisää

Jälkiviisaana

Mitä tekisin toisinNäytä lisää